解決拖延症 從列出每日代辦清單開始

信傳媒編輯部
·7 分鐘 (閱讀時間)

養成列出每日代辦清單的習慣,就算你的清單上有更多專案等著執行,你也會擁有一套效率系統來輔助你。(圖片來源/Pxhere)

若要結束拖延並完成更多事情,待辦事項清單就是核心。待辦事項清單可以透過以下方式來幫助你:

➤ 成為你所有任務的集散地。

➤ 有助於分配優先順序和截止時間。

➤ 讓你專注於手頭上的優先任務。

➤ 確保你不會忘記重要的工作,因此不會丟三落四。

➤ 追蹤你一天的成果,讓你得以衡量一天的生產力。

➤ 完成各項任務的過程中,會讓你獲得成就感。

記住待辦事項

你是否有發現,自己經常想著「等一下絕對要記得去做這件事」,結果一兩個小時之後,你絞盡腦汁卻想不起到底是哪件重要的事?我們的腦袋並不是個保存待辦事項的好地方。使用紙本或數位待辦清單能幫助你有系統地記住任務,當有事情必須開始處理的時候,你便能輕鬆快速地想起來。

你也可以使用一些簡單、實體的提醒小物,來提高自己對於職責的認知,並將自己帶回正軌。例如,我有位學生經營一個很成功的Podcast節目,在相關領域中獲得廣大的迴響和互動。但有許多聽眾打電話進來只是為了聊天,除了社交之外,他們沒有真正的目的。而且他們的談話會一直持續下去,佔用她許多時間,卻沒有為她創造任何額外收入。因此,我們就幫她想出一個非常簡單的提醒小物,那就是在她的電腦螢幕和手機上各貼一個黃色便利貼,上面寫著「這次的談話有收費嗎?」便利貼發揮了巨大的影響力,提醒她要禮貌地縮短這些零產值的對話,這樣她就能繼續進行其他有償的工作。

為什麼要列出每日待辦清單?

待辦清單應該成為我們工作效率系統的一部份,而且每天都要使用。如果不這麼做,這套系統就也無法幫助你避免拖延和浪費時間。就算你今天只有兩項任務,還是要將它們按照優先順序寫進待辦清單中,完成後再劃掉。如此一來,你就可以養成習慣,就算你的清單上有更多專案等著執行,你也已經擁有一套效率系統來輔助你了。

持續前進

每天的待辦事項應該是一份靈活的清單,你可以不斷加入新任務、強調重要的工作,並在完工時劃掉它們,就像你會關心家裡養的寵物一樣,待辦清單也要隨時受到關注。

等到一天結束後,你可以回顧一下整份清單,把今天剩餘的任務和明天的工作都加入隔天的待辦事項中,並事先確定好事情的優先順序。如此一來,在你展開新的一天時,你就已經很清楚哪件事是最重要的,一大早又該先著手進行哪項任務,不必再多花時間評估。

確認自己是否全心投入

通常,當我們初次開始使用待辦清單或任何一套新系統時,都會先全心投入一陣子,接著又會陷入舊的習慣之中,像是疏於確認待辦事項、忘記把新任務加到清單上,並單憑自己的印象來執行下一個工作。於是,我們就失去了待辦清單本可以帶來的許多好處,比如它能讓我們明確知道優先事項和重點,並確保自己不會漏掉任何工作。

就像展開新的節食或健身計劃一樣,唯有每天堅持,你也才能從這份新的待辦清單系統中獲得幫助。定期確認的步驟也是同樣道理,你可以把確認清單當成早上的第一件事,看看該進行哪一項優先任務。吃完午餐回來時,再次檢查清單,確保你有繼續按照優先順序來工作。而每次任務完成後、工作中斷、接電話、上廁所回來等等,也同樣可以查看清單,看看接下來該做什麼。

在展開任何工作之前,都要事先查看清單,確定好優先任務是哪一件,再開始著手進行。而在展開任何新的任務之前,也一定要先把它加入清單,並為它安排優先順序。把待辦清單當成你的生產力「聖經」,全心投入吧!相信這會有所幫助。

待辦清單範本

以下有一些簡單的待辦清單範本可以讓你嘗試,雖然都是與工作相關的例子,但也適用於任何類型的待辦事。坊間也有許多應用程式都包含預設範本,以下這些簡單的列表則能讓你輕鬆編列在筆記本或試算表中。

範例一:以數字標示優先順序

在以下的例子中,只需要按優先順序列出任務即可:

1. 購買廁所衛生紙(我們都知道這為什麼非常重要)

2. 擬定明天行銷會議的議程

3. 回電

4. 回覆信件

5. 審核新職缺應徵者的履歷

6. 與團隊一起發想新產品點子

7. 考慮《與星共舞》(Dancing with the Stars)真人秀的邀約

這是一個非常簡單但有效的方法,要記得,不能因為任務很簡單或是你很喜歡,就把它們放在最前面,不管複雜程度如何,清單中的第一項任務都應該是最優先的。

你可以每天重新排列並審視一次任務的優先順序。有些人會把清單的第一項空下來,或是預留各項任務之間的空位,以防新的或更要緊的任務出現。或者,你也可以把新任務寫在最底下,並用方法來突顯,但之後務必記得回頭確認清單底部!

範例二:以工作時段來劃分

還記得前面我們討論過的內容嗎?要為你的每項任務留出工作時段。以下就是按照工作時段來排序的待辦清單:

➤ 行政工作

▪ 購買廁所衛生紙

➤ 人資

▪ 審核新職缺應徵者的履歷

➤ 客服

▪ 回電

▪ 回覆信件

➤ 行銷

▪ 擬定明天行銷會議的議程

▪ 考慮《與星共舞》(Dancing with the Stars)真人秀的邀約

➤ 產品研發

▪ 與團隊一起發想新產品點子

和前面相同,你要將任務分類,並在各個時段內依照優先接續處理。也就是說,你實際上並不是從這個列表最上層開始執行,而是要回頭去看行事曆上的時間表。如果現在來到要處理行銷工作的時段,你就要從「行銷」下的第一個任務開始進行,以上表來說,也就是要擬定明天行銷會議的議程。我自己是使用這個系統,整理出各個工作大類下的任務細節,然後再依照優先順序接續處理。

數位與紙本待辦清單

我們前面有提到,有的人會使用軟體或應用程式來組織待辦清單,也有些人會使用筆記本、手帳或工商日誌。為了幫助你找出最適合的方法,以下列出兩種方法的優缺點:

我的第一個時間管理工具是一本實體的工商風格日誌。就如我在序中所提,那是以前的主管送我的一份精美禮物。多年來,我使用日誌的成效一直都很好。後來當我開始遠端管理團隊,這才轉向了記事軟體,但我有時還是會想念紙本日誌。

想要組織好自己的時間,無論是紙本或數位都是可行的方法,但如果你需要管理更大的團隊或與人遠端共事,我則會推薦前面提到的Trello或Airtable這類記事軟體。

內容來源:《為甚麼事情明明很多卻不想做?每天20分鐘克服拖延症,從此天天睡滿8小時,工作再多也能從容做完》商周出版授權轉載。

更多信傳媒報導
是真笨還是裝笨?創造性愚蠢是得到最多訪談資訊的方法
大目降故事山林:古今交融的新化老街
洗腎患者必看!護理師教正確「瘻管保養4步驟」 延長使用年限