專案管理天王 Asana 找來得力左右手 Instagantt ，查看甘特圖進度大小事

去年我試用幾種專案管理的工具，想建立生活和工作目標，藉此養成計畫與行動的規律習慣，不讓自己輕易半途而癈。可惜大部分工具過於龐大複雜，用來總有難以親近的感覺。直到看到某篇文章推薦 Asana ，實際使用發覺它的介面設計清爽簡約，功能一應俱全，不斷持續開發改善，最近增設 Calendar 月曆模式，更能全面掌握規劃流程，用來得心應手，我逢人就向大家推薦 Asana，使用人數在 15 人以下還不收費呢，真是佛心來著的好工具。

受到多家知名企業如 Twitter、LinkedIn 強力推薦的 Asana，講起它創始背景可不得了，老闆是臉書共同創辦人 Dustin Moskovitz，2008 年離開臉書，找來前 Google 的技術鬼才 Justin Rosenstein 一起開創 Asana 大業。

我用 Google 帳號登入 Asana，在左側 Project 列出工作跟生活計畫項目，再依此鍵入一個一個 To Do 待辦事項，別忘了，加上期限 Due date，以及工作細分的小任務 Subtask。為了讓大家工作進度透明化，Asana 會列出所有步驟記錄，誰完成哪些事項，誰附上檔案，一切都是攤在陽光底下，這也是 Asana 極力推動的團隊合作精神，拋開 Email 的包袱，何必同事間索取檔案，要用 Mail 一來一往，重複轉寄，耗費無謂的時間。

利用 Asana 的檔案管理，從電腦、雲端硬碟 Google Drive、Dropbox、Box 收集資料，讓所有成員共享資源，瞭解彼此進度，用 Comment 留言，叮嚀一聲「記得放上報告」，讚美同事動作迅速 「Good Job!」，發揮分工合作的最大效益。

把每個人各自要做的工作，通通搬上同一平台，消弭跨部門溝通障礙，避免無謂瞎忙，影響工作情緒，分擔責任清楚，做起事就更能把握執行時效。這樣數位管理的好處，讓大家辦公避免多頭馬車卻一點也跑不快的尷尬場面，只要是主管交辦任務，在共同區塊，集合大家的 To Do 清單、檔案、意見與回饋，其實可以減少無謂開會時間，在批判別人拖延，導致任務無法完成，這種演不完的推諉肥皂劇。

「秀出進度表吧!」雖然 Asana 越改越好，我們也用得愛不釋手，可是偏偏少一味，就是「甘特圖」，怎樣綜觀全局，知道專案進度有無任何遲延，這時祭出 Instagantt 來幫 Asana 一個忙吧!

請專為 Asana 應運而生的甘特圖專家 Instagantt 坐鎮，看能不能以三個月為單位，檢視我的工作進度，有無需要調整安排。登入 Asana 帳號，Instagantt 把我的專案轉成甘特圖，發現有幾項工作時間重疊，這時你可以用拖曳的方式，把單項任務拉往合適的時間，往旁邊拉，放寬完成期限，這裡所做的任何調整，都能同步於 Asana。

Instagantt 貼心提供轉成甘特圖的圖檔，讓你做簡報放上去說明，或用 Create public snapshot，把你的工作進度表網址貼進 Asana 給大家看。

若你使用 Instagantt 剛好想到要做的事，想補充到 Asana，也不用跳開，只要用現成的添加工作功能，一樣能同步於 Asana。

Instagantt 用綠色標示已完成的工作，藍色為待辦工作，顏色分類易懂好管理，Asana 有沒有意思把 Instagantt 買下來，乾脆自己來個金剛合體，瞬間醍醐灌頂，打通任督二脈，左右開弓，渾身專案魂暢行，完成目標的成就感，滋養人生前進希望的動力。

來源出處：Julia says