【Yahoo論壇】想在職場發光發亮，先寫好會議記錄吧

讀者投書：joyce（樂活工作 jobstyle 執行長）

曾有外商食品公司總經理於FB分享文章，提到職場上想要高人一等，甚至平步青雲，請先學會寫好會議記錄。

這句話聽起來簡單易懂，多數人可能心想，不過就是個會議而已，然後做成記錄就好?甚至有人會不解，為何做好此份工作，會影響以後職涯發展?

如果輕率地以為會議記錄不重要，可以預期的是，此人在工作專案報告或企劃案的寫作能力，恐怕也會令人存疑的。

真正的會議紀錄不單只有記載會議內容，更重要的是，要指示誰做事?要做成哪些決議?還有後續追蹤等等。

一個人只要會議記錄做得好，其背後意義，代表著此人具備以下能力:

• 統整資訊能力

• 重點掌握能力

• 思考邏輯能力

• 派任協調能力

• 執行追蹤能力

有無發現，如果具備上述這些職能，誰說將來不會在職場發光發亮?

以下的兩個例子或許可以提供更明顯的對比。

小職員Jeff所做出的會議紀錄讓高層主管等啊等，盼啊盼!

28歲的Jeff 任職於上市企業集團擔任人資管理師，年終時期總有各式人員晉升，調薪，輪調作業要辦理。開會邀集部門主管成了最有效，最快速的方式。一場人資考評大會舉辦下來，少則2小時，多則4小時甚至更久。之後的會議記錄，換成是你，你會怎麼做?

跟JEFF一樣嗎，會議前準備錄音筆，會議後照著錄音筆一字一句紀錄文字內容，一來一回好幾個小時，然後只有記錄不到一半的內容。JEFF恐怕忘了，高階主管通常沒有耐心等候很久。況且秘書已經來電，說主管在等著看會議紀錄了呢!哪有閒情逸致等你慢慢來?

表現可圈可點的Mandy，做出的會議紀錄出乎意料的快狠準!

Mandy是位人資副理，年僅32歲就帶領團隊3-4人。會議記錄對Mandy來說是家常便飯。尤其Mandy知道高階主管通常在會議後急著看到報告，進而指派相關部門做事，所以Mandy捨棄了傳統思考模式，開會完全不使用錄音筆(嗯，這點要肯定Mandy的勇氣)，而是靠自己訓練，培養出自己彙整會議記錄的功力。一場4小時的會議下來，Mandy只另外花了2小時就寫好會議記錄。

有人或許會好奇Mandy為何能如此迅速交出成果?

• 首先，會議主題事先掌握

• 例如會議主題以及預計達到的結果，包含會前通知，相關與會人的回饋意見等資訊蒐集。

• 其次，學會邊開會邊寫筆記

• 會議主持人說話的重點摘要都有掌握，然後其他與會者表達的重點也有掌握。如果能在會前掌握，更能加速會議順暢進行。

• 第三，議題的結論以速寫方式摘錄

• 會議程序中最重要的其實就是結論了，所以Mandy特別專注在這項議題的重點摘要，並以速寫方式提醒自己。

• 最後，參考歷任類似會議紀錄範本

• 進而掌握到高階主管下達指令的寫法，例如，請XX部門協助處理系統支援。請XX部門隨後擬定相關專案的企劃。

發現到了嗎? 一場會議通常涵蓋多方對話，偶而來個題外話，甚至會中有衝突或意見不合，負責會議記錄的人，此時抓重點的能力就顯得格外重要。再來就是將七嘴八舌的對話內容，濃縮成文字摘要(所謂的化零為整)，難度更上一層樓。更何況在沒有錄音筆的協助下。但Mandy 就是做到了。試問，Mandy的表現，相較於Jeff，誰能與其爭鋒?

從一紙會議記錄的撰寫，真的可以看出一個人的職場發展是否有機會發光發亮，各位不妨試試看喔!

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