資料委外代管 已成市場趨勢

工商時報【朱錦霞】 早期的文件一般皆為自行管理，因為在網路流行之前的年代，大部分公司行號的文件量並沒有那麼多，一般公司行號也認為可以自行管理，但近幾年，因為網路資訊的發達，文件量暴增，即使在數位化的潮流下，許多文件已經數位化，但是不可否認的，實體文件紙張的用量還是有增無減，在世界環保潮流的催生之下，鼓勵一般消費者或是商業用途盡可能減少文化紙張用量，但礙於國內法規及國人閱讀習慣，企業文化等因素，紙張的用量還是非常驚人。 近二十年來，越來越多的公司行號選擇使用專業文件，委由資訊管理公司代為管理文件，其中包含儲存、調閱、甚至銷毀過期文件，委託第三方公司做專業處理，已成目前的市場趨勢。這樣的好處，除了節省寸土寸金的市區辦公室租金外，亦可節省大量的人力，更可借助國外先進的軟硬體設施，及精準的SOP來確保精確的管理儲存，並提供即時的調閱等專業服務，在需要調閱文件的同時，第三方公司能夠在最短的時間內快速取得該資料並且及時送至客戶的手中。 目前的潮流為實體紙張及數位化檔案有效的結合，而這些必須要靠有技術專業的公司，才能夠有效地達成，並在結合的過程當中減少公司日常開銷，因為數位化潮流，此類公司也開始為客戶規劃文件數位化的服務。其中也包含ECM、OCR等整合資訊服務軟體的置入，於是便可結合實體紙張及數位檔案的一條龍式的管理，對於客戶管理文件資訊成本的管控，成本下降著實幫助不少。 因為個人資料保護法的通過，越來越多在商業行為上處理個人資料必須更為小心謹慎，無論此類資訊的儲存，調閱使用，及銷毀的時候必須要確認資料沒有外洩的疑慮，否則容易觸法，並有可能涉及高額的賠償訴訟，然而委托第三方公司做此類的文件資訊管理儲存不失為一個有效的解決方案。