好好說話》站住立場又不得罪人,「這不是我的工作」該怎麼換句話說?

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站住立場又不得罪人,「這不是我的工作」該怎麼換句話說? (來源:Dreamstime)
站住立場又不得罪人,「這不是我的工作」該怎麼換句話說? (來源:Dreamstime)

撰文者:易佳蓉 整理

辦公室裡,主管阿亮似乎正在跟小安協調什麼事。「這本來就不是我負責的,你這樣要求我很為難。」聽見小安這樣回答後,「只是請妳幫忙整理一下手上的數據而已也不願意,又不會花妳多少時間!」阿亮撂下一句話便負氣離去。

事實上,整理數據的確不是小安的工作、以小安手邊的工作量而言,要再請她多做這件事也確實有困難。然而在職場上,「這不是我負責的」這句話往往會給人:卸責、互踢皮球的感覺。究竟小安應該怎麼說,才能聰明拒絕不屬於自己的工作、又不傷和氣呢?

一、直說「事實」有什麼問題?

真正有問題的是你們想的事實不一樣。

對於小安而言,阿亮的需求並不是她的工作內容;其次,整理數據也不像阿亮想的這麼簡單,只是把數字複製貼上而已,還需要更多清洗及梳理才能完成阿亮所需。

其中的落差,就會導致阿亮認為小安「踢皮球」、而小安覺得阿亮想把不屬於她的工作硬是塞給她。於是兩邊都不開心,也沒辦法解決數據需要處理的問題。

二、開口前先想一下

在一來一往的對話中,時間倉促不足以思考得完整。但說錯話,十次有九次都是因為說得太快太急造成的。在溝通前,先把目標放在心上再開展對話會是比較好的方式。

別誤會了「開口前先想一下」的用意,想一下不只是要審視自己想說的那句話,夠不夠圓潤、會不會冒犯、有沒有禮貌;同時也要再跳脫一點思考,說出這句話希望達成什麼目的、傳達給對方什麼訊息,再決定要說什麼、該怎麼說。

三、我講的對方不想聽,怎麼辦

在溝通過程中,說者覺得自己清楚表達了想法,但聽者卻不耐煩想打斷、或是認為疑問沒有獲得適當解答的狀況也是非常常見的。

為了避免這個問題產生,在回應前、後可以透過提問來聚焦彼此的討論;在說話過程中,也要時時觀察對方的表情,例如對方皺眉時可以適當補充。

你可以這樣說

一、開口前先想一下

對小安而言的事實:這不是我的工作。對阿亮而言的事實:這份資料需要相關人員協助處理。

小安可以說:「我目前手上有個時間上比較趕的案子可能沒有辦法幫你撈資料,你要不要問問業務部門?他們先前也有做過類似的分析,說不定可以直接參考。」

二、我說的對方不想聽

回答前先聚焦問題:「所以你是需要用這份數據來分析分潤的機制該怎麼調整,我這樣理解對嗎?」

回答後確認需求:「這樣有回答到你的問題嗎?還有沒有什麼我幫得上忙的?」

說話時觀察對方表情:「我這邊能做的主要是頁面調整(對方皺眉),(補充說明)就是你在網站上看到的活動列表的排版位置……」

*本文參考整理自《你可以投身工作,但不迷失自己》(采實)、網民肥皂箱

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