告別窮忙!資誠副董如何有效完成工作,找到生活平衡?

今周刊
職場精力湯

撰文/ 今周刊書摘

想要在生活上一些層面有所突破,例如工作表現更好、財務更自由、身體更健康,是許多人共同的願望;偏偏很多人認為,自己運氣不好、資源有限,這是不容易做到的事,只能羡慕別人。其實也許只需要一張紙或一個App,我們的人生就可以翻轉。

各位回想一下自己的工作習慣。是不是接到任何工作之後立刻執行,先做再說?資誠企業管理顧問副董事長暨總經理劉鏡清以前也是如此。他回想說:「我剛畢業的時候做的工作是寫程式,為了證明能力,讓別人知道我寫得又快又好,所以一接到工作,馬上就動手寫。」

不過2 3 小時就寫完程式不表示效率高,因為接下來要花更多的時間除錯,整體來說,效率其實很差。於是劉鏡清開始尋求解決之道。他在一張紙上,先規畫程式要怎麼寫,接下來再實際動手寫,竟發現這樣不但速度更快,更重要的是不需要除錯。從此他就在職場上養成了訂計畫的習慣。

靠著縝密的計畫完成公司交辦的任務,劉鏡清在任職於IBM時,6年內就從專案管理師升到全球企業諮詢服務事業群總經理,並兼任工商事業群總經理,共帶領500多人,還讓工商事業群的業績在1 年內轉虧為盈,兩年內業績共提升42%。

擬定計畫的意義在產生動能

能創下高業績成長的原因,也是靠制定計畫,而且跑在前面。「假設公司決定今年業績要比去年成長10%,主管在110日宣布這個目標,要求員工思考策略,但接下來就過農曆年,結果第一季業績幾乎等於放棄。所以我的做法是,前一年的10月或11月就讓我下面的員工知道目標和方向,預作準備,新的一年開始時,我們也已經做好全力衝業績的準備。」

擬計畫最重要的意義,在於讓人產生「動能」。劉鏡清在帶業務團隊時,會請同仁思考:業績目標達成可以賺到多少錢?為什麼要賺這些錢?例如賺錢是為了買一輛車載家人出遊,有了購車計畫,就會有賺錢的動力,想辦法勤跑業務賺足買車的錢,而不是因為無法達到業績目標覺得壓力沉重,過得不開心。

而且制定計畫不只是為了分配有限的時間,而是要讓自己的實力一天比一天堅強。要達到這個目的,有一��工作非常重要但常被忽視,就是回顧與反省。「我的一位同事畢業於國外的名校,也在知名外商企業工作過,但是去拜訪客戶時,總是無法在現場發揮他具備的知識與技能,後來我發現他的問題在於缺乏反省與練習,不能累積經驗。」

睡前回顧今天 展望明天

劉鏡清給的改善建議,就是睡前花10分鐘回想,今天工作上是否學到什麼經驗,同時想一下第2天要做的事。「小時候爸爸都會叫我寫日記,雖然1年通常只寫5天就荒廢了,不過睡前回顧今天、展望明天,這樣的習慣讓我到現在還很受用。每個人的習性不同,我自己晚上的工作效率最高,才把思考的時間設定在晚上。」

這個習慣的重點有兩個,第一是當天就要做,因為人的記憶力有限,不快點做就會忘記,就像我們在求學時期,要記住老師上課的內容,除了預習和上課認真聽講之外,最好當天回家就複習。第二是如果不回想、檢討,就無法累積經驗,以後可能還是會犯同樣的錯誤;另一方面,對明天要做的事有初步的想法,做起事來會更從容、快速掌握重點。

劉鏡清說:「例如我今天去見一位客戶,我和客戶應對時,哪裡答得好、哪裡答得不好、客戶今天為什麼會對我說這番話等,都可以利用睡前的一點點時間想一下。每天檢討改進,久而久之,下次遇到類似的問題時,自然知道如何因應;以前讀的書也能應用在工作上。」

劉鏡清認為很多人空有學問,卻是一座「圖書館」,一定要有人上門來借書才能應用。一個成功人士的大腦應該是「知識庫」,自己可以隨時存取資料。因為只要想關鍵的重要事情就好,1天只要花510分鐘「預習和複習」,累積下來的實力就相當可觀。

刪除可以不做的事

上班族最常遇到的問題,就是坐在辦公室內,不斷有人和事來干擾,打亂既定的計畫,事情永遠做不完!因此適時說「不」,是必須學習的一門大學問。但是該怎麼做才能有效率又不得罪任何人呢?

分身乏術的時候,劉鏡清會把要求他做事的同事找來一起協調,「扣除8小時睡覺時間,16個小時都奉獻給你們,但今天還是做不完這所有事情,你們誰可以讓步?」這時候比較沒有急迫性,或可以尋求其他人支援的同事,就會退出。

必須獨力完成的事有一長串的時候,不妨拿出一張A4紙,摺成4格,縱軸是重要性:愈往上愈重要,愈往下愈不重要;橫軸是可行性,愈往右可行性愈高,愈往左愈難完成。接下來把所有待辦事項放進這個表裡篩選,右上方的格子內,就是重要又容易做到的事,應該優先完成;其次是左上方,也就是重要但不易做到的事;第三要完成的是右下方,不重要但可行性高的事;左下方既難又不重要的事,就應該捨棄。但劉鏡清提醒:如果是老闆交辦的事,則又另當別論。

發揮洞察力和同理心減少做白工

此外,安排工作也有訣竅,如果發揮洞察力和同理心,站在對方的角度思考,就能事半功倍,減少溝通和做白工的機會。例如你如果不能站在老闆的角度思考,在工作上就做不到他要的結果。你不懂會計部門要什麼,一味地用科技語言和財會人員溝通,雙方很難有交集。

近年來人們愈來愈重視家庭生活,追求工作與生活上的平衡。對劉鏡清來說,這不構成問題的原因是,「就像我們上網或玩遊戲常玩到廢寢忘食而不以為苦,我在做的是我喜歡的工作,當工作就是生活的時候,就不需要平衡了。」所以不要問你的工作和生活如何取得平衡,應該思考的是:這是不是你喜歡的工作?

平日照著這一套計畫,讓劉鏡清有效率地完成各項工作,週末假日就能把時間留給家人,不但培養親子感情,而且休息才能走更長的路。

本文取自《成功者清單整理術》,今周刊出版

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